Para automatizar a cobrança de boletos sem depender de planilha, a rotina precisa ler direto do seu sistema, montar a mensagem de cada cliente, enviar e registrar o que foi enviado. Sem isso, a cobrança depende de quem lembra de fazê-la.
O problema real da cobrança por planilha
A planilha é exportada do ERP, filtrada à mão e conferida por alguém. Depois vêm as mensagens, uma a uma. Se a pessoa sai de férias ou o dia aperta, a cobrança atrasa.
O efeito aparece no caixa: o cliente que esqueceu o vencimento só é lembrado dias depois. E o financeiro gasta tempo com tarefa repetitiva, em vez de analisar quem realmente merece atenção.
Como funciona a rotina diária automática
Todo dia, no horário combinado, a rotina consulta os dados reais e separa três grupos. Depois age sobre cada um.
- Títulos em atraso. A rotina encontra o que venceu e ainda não foi pago.
- Títulos a vencer. O cliente recebe um lembrete antes da data.
- Boletos novos. O boleto recém-emitido segue ao cliente sem ninguém precisar lembrar.
- Mensagem certa. Cada cliente recebe um texto adequado à sua situação, com o boleto em PDF.
- Marcação de enviado. Cada título é marcado, e a cobrança nunca se repete.
É exatamente esse o fluxo que o AutEra executa: envia pelo WhatsApp com o boleto em PDF e marca como enviado. A rotina roda sozinha e aparece num painel com o que está ativo e o que já rodou.
O que muda no caixa e no financeiro
A cobrança passa a ter regularidade. Ela acontece todo dia, não só quando sobra tempo.
A equipe deixa de montar mensagens e passa a tratar exceções: o cliente que contestou, negociou ou não respondeu. Sem prometer número, o ganho esperado é menos atraso por esquecimento e mais tempo para o que exige julgamento.
O que perguntar antes de contratar
- Conexão com o seu sistema. Ele lê direto do ERP ou do banco de dados? Se o programa for antigo e sem API (a porta pela qual sistemas conversam), consegue operar a tela?
- Controle de repetição. Como garante que o mesmo título não seja cobrado duas vezes?
- Rastreio de falhas. Existe histórico de execuções e alerta para a equipe quando algo falha?
- Dados e acesso. Senhas ficam protegidas? Onde os dados rodam?
- Dependência de código. Sua equipe consegue ajustar o fluxo sem programar?
Preciso trocar de ERP para automatizar a cobrança?
Não. O AutEra funciona sem trocar de sistema: conecta ERP, bancos de dados, e-mail, planilhas e APIs, e opera a tela do Windows quando não há integração.
E se a rotina falhar num dia?
O AutEra guarda o log de cada passo e avisa a equipe por e-mail quando um fluxo falha. Assim você vê onde parou e corrige.
Para começar, liste como a cobrança é feita hoje: de onde vêm os dados, quem envia e como se registra o que foi enviado. Leve esse mapa à equipe e peça para ver o AutEra rodando um fluxo de cobrança com os seus próprios cenários.